皆さんこんにちは。クラウド会計で経営支援を提供する千葉の税理士、中川祐輔です。

毎週月曜日に、経営者なら知っておきたい「税務調査」についての知識を解説しています。

中小企業や個人事業主にとって、外注の活用は業務効率を上げるうえでとても重要な手段です。

しかし、外注費の支払い方法や経理処理は、税務上のトラブルを防ぐためにも細心の注意を払う必要があります。

特に手渡しでの支払いは、便利な反面、証拠書類が不十分になりやすく、税務調査の際に否認されるリスクを伴います。

この記事では、手渡しで外注費を支払う場合の注意点と、万が一税務調査が入った際にどのように対策すべきかを詳しく解説します。

外注費の基本

外注費とは

まず、外注費とは、自社で行うべき業務の一部を外部の個人や企業に委託し、その対価として支払う費用のことを指します。

例えば、ウェブサイト制作、デザイン業務、翻訳、原稿執筆などが一般的な外注業務として挙げられます。

これらに支払われる費用を「外注費」あるいは「業務委託費」として経理上処理することが多いです。

外注費の経理処理

外注費は通常、損益計算書上で「外注費」または「業務委託費」として計上されます。

正しく経理処理を行うことで、税務上の経費として認められ、課税所得を減らせる場合があります。
ただし、処理の根拠となる証憑類が不十分だと、税務当局から否認される可能性があります。

契約書や請求書、領収書などの基本的な書類の準備と保管はとても大切です。

手渡し支払いのリスク

ここからは、手渡し支払いならではのリスクについて順番に見ていきましょう。

手渡しの方法を選ぶ場合は、以下のような問題が起こりうることを理解しておくことが重要です。

• 領収書の問題
  手渡しで外注費を支払うと、正式な領収書をしっかり発行してもらえないケースがあります。
  もし領収書がなかったり、内容が不備だったりすると、税務調査で経費として認められないリスクが高まります。
• 支払い事実の証明
  銀行振込と異なり、手渡しは支払いの事実を客観的に証明しにくいというデメリットがあります。
  現金を渡した証拠が書類や記録として残っていないと、調査の際に「本当に支払ったのか」を疑われる可能性があります。
• 源泉徴収の問題
  個人への外注費では、源泉徴収が必要なケースがあります。
  手渡しで細かく支払っていると、源泉徴収の管理が煩雑になり、最悪の場合、源泉徴収漏れという法令違反につながります。
• 金額の正確性
  現金を大量に取り扱うと計算ミスや紛失リスクが増すため、経理処理の正確性が損なわれやすくなります。
  金額が合わないと経費として認められにくくなるうえ、社内での紛失事故などによる損害リスクも避けられません。

税務調査への対策

税務調査は事業を行ううえで避けては通れないイベントです。

しかし、あらかじめ準備をしておくことで、調査が入ってもスムーズに対応できます。

ここからは、具体的な対策ポイントを解説していきます。

1. 適切な証憑類の保管

手渡しであっても、外注費の支払いに関する契約書、請求書、領収書などを完備し、確実に保管しておきましょう。

特に以下の点には十分注意が必要です。

• 領収書の記載事項
  発行日、宛名、金額、但し書き、発行者の名称・住所・印鑑などが明記されているか。
• 契約書の内容
  業務内容、期間、金額などの重要事項が記載され、双方が合意しているか。
• 成果物の保管
  外注によって作成された資料やファイル、制作物があれば保管しておき、必要に応じて提示できるようにする。

これらの証憑類がそろっていれば、税務調査の際に「なぜこの経費が必要なのか」を客観的に説明しやすくなります。

2. 支払い方法の見直し

可能であれば、銀行振込や電子決済など、取引の履歴が残る方法を積極的に検討しましょう。

支払い記録が金融機関やサービス上に残れば、支払いの事実を外部記録で証明できます。

手渡しがやむを得ない場合でも、一部を振込に切り替えるだけでリスクを軽減できます。

3. 源泉徴収の適切な処理

個人への外注費は源泉徴収が必要になるケースがあるため、「どの外注先に、どのくらいの金額を支払うのか」をあらかじめ把握し、必要な源泉徴収を行ってください。

煩雑に感じるかもしれませんが、法律に基づいた処理を怠ると、後から追徴課税などのリスクが発生します。
不明な点がある場合は専門家に相談し、最初から正確な手続きを行うことをおすすめします。

4. 取引の実在性・業務の必要性の説明準備

税務当局が外注費を疑うケースとして、「そもそもその取引が本当にあったのか」という点を調べることがあります。

そこで、以下の点について自信をもって説明できるようにしておきましょう。

• なぜその業務を自社でなく外注化したのか
• どのようにして外注先を選定したのか
• その金額設定が妥当かどうかの根拠（相見積もり等）
• 外注で得られた成果物や作業内容が事業にどう寄与したか

業務に必要な外注であり、妥当な金額を支払っている事実を、契約書や成果物とあわせて説明できるように準備しておくと安心です。

5. 経理処理の一貫性

同じ性質の費用を、あるときは「外注費」、別のときは「諸経費」というようにバラバラに計上すると、税務調査で疑念を抱かれやすくなります。

科目の使い分けは合理的な基準に基づいて行い、月次や年次での処理方法を徹底して統一しましょう。
経理処理に一貫性があると、外注費が本来の業務委託として行われていることを示す材料となります。

6. 適切な金額の設定

外注費が極端に高いと、税務当局は「本当にその価値がある外注だったのか」と疑う可能性があります。

市場価格や相場を踏まえ、見積書の比較などで根拠を示せるようにしておきましょう。
また、極端に安すぎる場合も、外注先の報酬設定に不自然さが見えたり、源泉徴収計算が狂ったりするおそれがありますので、妥当な範囲の金額設定を行うことが肝心です。

7. 記録の重要性

外注業務の進捗や成果物の受け渡しなどを社内で記録しておくと、業務実態があることを示す証拠になります。

メールでのやり取りやチャットログなども保存しておけば、手渡しの支払いであっても「実際に外注業務が行われていた」という説明がしやすくなります。

8. 定期的な内部監査

規模の大小に関わらず、定期的に経理関連の書類や処理フローをチェックする「内部監査」を行うのは効果的です。

外注費のみならず、他の経費や売上計上なども含めて、問題がないかどうかを社内であらかじめ確認しておくと、税務調査が来た際に慌てずに対応できます。

まとめ

外注費の手渡し支払いは、現金のやり取りがスムーズという利点がある一方で、税務上のリスクを高めやすい方法でもあります。

特に、領収書や支払い記録の管理が不十分だと、経費として認められない可能性が上がってしまいます。

可能な範囲で、銀行振込や電子決済など、客観的な記録が残る支払い方法を選ぶのが理想です。

それでも手渡しを選ぶ場合は、契約書や領収書といった証憑類をきちんと保管し、支払い事実や業務の実態を客観的に示せるように備えておく必要があります。

税務調査はいつどのような形で入るかわかりませんが、上記のポイントを押さえ、日頃から準備をしておけば、いざ調査が来ても過度に恐れる必要はありません。

もし分からない点や不安がある場合は、ぜひ早めに税理士などの専門家へ相談してください。

正しい外注費の管理と税務対策は、事業を健全に発展させるための大切なステップとなります。

この記事の注意点をふまえ、ぜひ一度自社の経理体制を見直してみてはいかがでしょうか。