皆さんこんにちは。クラウド会計で経営支援を提供する千葉の税理士、中川祐輔です。

毎週木曜日に、経営者なら知っておきたい「業務効率」についての知識を解説しています。

私は税理士として100社以上の経営者と関わってきましたが、多くの経営者が「時間」という経営資源の活用に悩みを抱えています。

「繁忙期は人手が足りず、閑散期は余剰感がある」 「急な依頼に対応しきれない」 「やるべきことは分かっているのに、時間が作れない」

こんな悩みを抱える経営者は少なくありません。しかし、実は「時間」は意外とコントロール可能な経営資源なのです。

なぜなら、多くの会社では「パーキンソンの法則」により、必要以上に時間を消費してしまっているからです。

今回は、この法則を逆手に取り、Googleカレンダーを活用した戦略的な時間管理の方法をご紹介します。

戦略的な時間管理とは

スケジュール管理というと、「いかに予定を詰め込むか」と考えがちです。しかし、それでは本質的な解決にはなりません。

真の時間管理とは、限られた時間をいかに戦略的に使うかということです。

特に重要なのが、「前倒し」の発想です。例えば、私の事務所では、次の繁忙期の準備を3ヶ月前から始めています。

一般的な「期日から逆算する」方式では、突発的な事態が発生した際に対応の余地がありません。

前倒しで準備することで、品質を保ちながら、柔軟な対応が可能になります。

パーキンソンの法則との向き合い方

「仕事は与えられた時間いっぱいまで膨張する」というパーキンソンの法則。これは特に閑散期に顕著に現れます。

ある建設会社の例では、閑散期に新たな業務プロセスを導入したものの、それが繁忙期の負担増につながってしまったケースがありました。

この法則と上手く付き合うために、以下のポイントを意識しましょう。

• 期限に余裕がある時こそ、明確な締切を設定
• 作業時間の目安を事前に設定
• 余剰時間は戦略的な施策に充てる

Googleカレンダーを活用した時間管理

Googleカレンダーは単なるスケジュール帳ではありません。戦略的な時間管理を実現するための強力なツールとなります。

予定の入れ方を変える

多くの人は予定をそのまま入れがちですが、それでは実際の所要時間との間にズレが生じます。

例えば、「14時から商談」という予定を入れただけでは、実際には移動時間や準備時間が考慮されていません。

以下のような入れ方を意識してください：

期日：○○様 ミーティング @オフィス 14:00

移動時間：13:30-14:00 移動

準備時間：13:00-13:30 資料確認

このように関連する時間まで含めて入れることで、より現実的なスケジュール管理が可能になります。

仮予定の活用

もう一つの重要なポイントが、仮予定の活用です。

当事務所では、仮予定の際は予定名の前に「？」を付けています。

例えば：

？田中様 決算打ち合わせ

このように入れることで：

• 仮予定と確定予定の区別が明確に
• 予定の重複を避けられる
• バッファー時間の確保が容易に

なります。

色分けによる視覚化

私は以下のような色分けを行っています：

緑：クライアントとの約束（相手と調整しないと動かせない）

赤：社内作業（自分だけで調整可能）

青：移動時間（効率化の余地あり）

この色分けにより：

• 予定の性質が一目で分かる
• 調整可能な時間が明確になる
• チーム内での共有がしやすくなる

という効果が得られています。

戦略的な時間確保のアプローチ

時間管理で重要なのは、「戦略的な時間」を意識的に確保することです。

多くの経営者は目の前の業務に追われ、戦略を考える時間を確保できていません。

戦略的な時間枠の設定

私の場合、平日の午前中はアポイントを入れない時間として確保しています。この時間を以下のような戦略的な業務に充てています：

• マーケティング戦略の立案
• 業務効率化の検討
• 市場調査や情報収集
• 新規サービスの企画

そして午後からクライアントのアポイントを入れることで、商談や相談業務に集中できる体制を作っています。

このように時間を明確に区分けすることで、各業務に集中して取り組むことができます。

特に、午前中を戦略的な業務に確保することで、事業の成長に必要な「考える時間」が確実に確保できるようになりました。

以前は「時間があるときに考えよう」と思っていたものの、実際には「時間がある時」は訪れませんでした。

時間は意識的に作るもの。この気づきが、業務効率と事業成長の両立につながっています。

タスク管理との連携

スケジュール管理をより効果的にするには、タスク管理との連携が欠かせません。

以下に、私が実践している手法をご紹介します。

Googleスプレッドシートによる一元管理

以下の項目を記録・管理することで、より戦略的な時間配分が可能になります：

年間データベースの項目：

• 顧客名
• タスク内容
• 予定作業時間
• 実績時間
• 進捗状況

このデータは来年度の予定を立てる際の重要な判断材料となります。

例えば、実績時間の分析により、より正確な見積もりが可能になります。

30分ルールの導入

30分以上かかりそうなタスクは、その場での処理を避け、必ずカレンダーに時間を確保します。

具体的には：

1. タスクを受けた時点で概算時間を判断
2. 30分以上かかりそうな場合は一旦タスクに登録
3. カレンダーに作業時間を確保
4. 依頼者に着手予定時期を連絡

このルールにより、重要な業務に集中する時間を確保しながら、確実なフォローアップが可能になります。

まとめ：戦略的な時間管理がもたらすもの

時間管理の本質は、単なる予定の管理ではありません。

それは経営資源としての「時間」を最大限活用し、事業の成長につなげることです。

前倒しの発想、戦略的な閑散期の活用、そして適切なツールの活用。

これらを組み合わせることで、真の意味での生産性向上が実現できます。

次回は「第4回：チェックリストとマニュアルの作り方 – 組織の平均点を上げる仕組み作り」として、業務の標準化と品質向上について解説していきます。