タスク管理の効率化 ～前倒し思考で実現する生産性向上～
皆さんこんにちは。クラウド会計で経営支援を提供する千葉の税理士、中川祐輔です。
毎週木曜日に、経営者なら知っておきたい「業務効率」についての知識を解説しています。
「期限から逆算して、いつから始めればいいか」
多くの人がこのように考えてタスク管理をしていませんか？
しかし、私の経験では、タスク管理の本質は「期限から逆算する」ことではなく
「前倒しで対応する」ことにあります。やるべきことが分かっている仕事には即座に取り掛かる。
前倒しの仕事術によって、期日に追われることのない、ストレスの少ない働き方が実現できます。
カレンダーを軸にしたタスク管理
タスク管理の軸となるのは、実はカレンダーです。
なぜなら、どのタイミングで仕事をするかによって、作業効率は大きく変わってくるからです。
以下のような点を考慮する必要があります：
- 地理的な効率性
- 無駄のない最適なルートでの訪問
- 効率的な作業順序の設定
- 移動時間の最小化
- 時間配分の最適化
- 作業前の準備時間の確保
- 余裕を持った締め切り設定
- 突発的な対応の余地を残す
実践的なタスク管理の方法
まず、1年間のタスクを全てGoogleスプレッドシートに書き出すことから始めます。
その上で、Googleカレンダーに配置していきます。この際、前年のカレンダーの実績を見ながら、以下の点を考慮します：
- 移動時間の最適化
- 顧客訪問の効率的なルート設計
- 地域ごとの訪問スケジュール
- 移動コストの削減
- 作業効率の向上
- 半年先までの仮予定を設定
- 確定した順に修正
- 余裕を持った日程配分
この方法により、私は1人で数多くのお客様に対して、余裕を持って直接対応することが可能になっています。
期限から解放される働き方
期日から逆算して作業するのではなく、やるべきことが分かっている仕事にはすぐに取り掛かります。
期限にかかわらず、時間があれば前倒しで進めることで、以下のようなメリットが生まれます：
- 仕事の質の向上
- 修正や改善の時間確保
- じっくりと検討可能
- 顧客満足度の向上
- ストレスの軽減
- 締切直前の焦りがない
- 余裕を持った対応が可能
- 突発的な要望にも対応可能
このように前倒しで仕事を進めることで、お客様からの急な変更依頼や追加の要望にも柔軟に対応できます。
また、じっくりと内容を検討する時間が確保できるため、より質の高いサービスを提供することが可能になります。
効率的な時間管理のために
時間の無駄遣いを防ぐために、あえて人目に触れる場所で作業をすることも効果的です。
設備の整ったオフィスがあるにもかかわらず、読書や資料作りは近所のカフェまで行っています。
なぜなら、自宅やオフィスでは「誰にも怒られない」環境のため、先送りにする言い訳が無数に浮かんできてしまいます。
その対策として、あえて人目に触れる環境で仕事をすることで、時間の無駄遣いを防ぎ、集中して作業に取り組むことができます。
このように、場所を選ぶことで自然と時間管理が可能になります。
まとめ：前倒しのタスク管理がもたらすもの
効率的なタスク管理の本質は、期限からの逆算ではなく、前倒しの実行にあります。
この考え方は、以下のような価値を生み出します。
顧客満足度の向上
仕事の余裕が、そのままサービスの質に直結します。
- 資料の最終チェックを何度も実施可能
- お客様からの修正依頼にすぐに対応
- より丁寧な説明や提案の時間確保
仕事の確実性
前倒しで作業をしておけば、万が一の事態にも余裕を持って対応できます。
- 資料の不備への迅速な対応
- 予期せぬ追加要望への柔軟な対処
- トラブル発生時の十分な対応時間確保
より良い仕事の好循環
生まれた時間的余裕が、さらなるサービス向上につながります。
- 業務改善の時間確保
- 新しいサービスの検討機会
- お客様とのコミュニケーション強化
このように、タスク管理を前倒しで行うことは、単に自分の時間を管理するだけでなく
お客様への提供価値を高め、より良いビジネス関係を築いていくための基盤となります。
次回は、クラウド会計ツールの選び方について、実際の使用経験に基づいた解説をしていきます。
